Ngày 31/8/2023, Bộ Trưởng Bộ Nội vụ ban
hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện
tử.
Theo đó, Thông tư số 13/2023/TT-BNV quy định
một số nội dung, cụ thể:
- Đối tượng áp dụng: Cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp nhà nước và cá nhân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.
- Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện
tử nộp lưu:
Tài liệu
số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục
hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày
05/4/2023.
Tài liệu
điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch
vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải
quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Định dạng hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử nộp lưu:
Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được
số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua
Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo
quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.
Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập
điện tử: Tài liệu hành chính định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do
cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được
ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục
vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh
thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày
25/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử
được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số
61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một
cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
a) Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền
tiếp nhận thủ tục hành chính.
b) Ngày, tháng, năm, tiếp nhận.
c) Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.
Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực
hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày
22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ
chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.
- Nộp
lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan:
Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại
Thông tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ.
Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc.
Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu
được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 13/2023/TT-BNV và bảo đảm
tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử
được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải
quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Thông tư có hiệu lực thi
hành kể từ ngày 15/10/2023
Chi tiết Thông tư 13/2023/TT-BNV TT 13 BNV.pdf